Một số điểm mới cần lưu ý của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Sau đây là một số điểm quy định mới tại Nghị định này:

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

- Cách đánh số trang: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định số trang được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ quy định: Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất.

- Căn cứ ban hành văn bản: Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định: Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

- Đối với nơi nhận văn bản: Theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì chỉ có Công văn và Tờ trình là hai loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất (gồm từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy đinh ba loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất bào gồm: Công văn, Tờ trình và Báo cáo.

- Bổ sung quy định về Phụ lục:

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.

Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử:

Tại Điều 5 Nghị định này nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.

Về ký ban hành văn bản:

Tại khoản 6 Điều 13 Nghị định này quy định rõ khi ký ban hành văn bản hành chính bằng giấy, thì phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai (Trong khi đó, trước đây Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định khi ký không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai, dẫn đến người ký văn bản có thể dùng mực đen…).

Tại khoản 7 Điều 13 Nghị định này quy định: Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Về ký thừa lệnh: 

Tại khoản 4 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay (Thông tư 01/2011/TT-BNV cũng như Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay).

Về các loại văn bản hành chính:

Nghị định này sửa đổi quy định về các loại văn bản hành chính, cụ thể bỏ các loại văn bản sau khỏi danh sách các loại văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ…

Tuy nhiên, Nghị định 30/2020/NĐ-CP không thay thế Thông tư 01/2011/TT-BNV nên các biểu mẫu như bản cam kết, giấy đi đường…vẫn căn cứ vào Thông tư 01/2011/TT-BNV

Quy định về viết hoa:

Nghị định này cũng quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01/2011/TT-BNV, tuy nhiên đã bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như:

Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.

Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Lưu ý: Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30 chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020.

Nội dung chi tiết Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: File đính kèm

PA

Tin tức liên quan khác